TriWorfklow – Folyamat menedzsment

A vállalati folyamatok leképezése egy többszintű (főfolyamat, folyamat, rész- vagy alfolyamat, feladat, részfeladat) folyamatstruktúra mentén történik.

A rendszer a folyamatdefiníció során egyaránt támogatja

• a soros végrehajtást,
• a párhuzamos végrehajtást,
• és vegyes végrehajtást;
• az elágazási és gyűjtőpontokat,
• a beágyazott folyamatokat, valamint
• a visszacsatolási körök kialakítását.

A folyamatdefiníció lezárást követően a valós indítás előtt módunk van a folyamat tesztelésére. A folyamatdefiníciók megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók. (Ezeket a módosításokat a rendszer automatikusan naplózza.) A folyamatok verzionálása biztosítja, hogy mindig a legutoljára mentett folyamatdefinícióval történjen a folyamatindítás.

A folyamatok indítása történhet a megfelelő indítási paraméterek teljesülése esetén automatikusan, vagy (tipikusan) ad-hoc folyamatok indításánál akár manuálisan is.

A definiált folyamatok minden szintjéhez egyedileg felelősöket kell rendelnünk. Felelős lehet egy konkrét felhasználó, de lehet akár egy több felhasználót magába foglaló felhasználói csoport is. A felelős a workflow indítását követően munkalistájában illetve e-mail értesítés formájában értesül arról, hogy feladata érkezett.

A TriWorkflow rendszer által támogatott határidőkezelés a folyamatszintű és a feladatszintű határidők definiálását egyaránt támogatja.

Egy-egy workflow definíciójával párhuzamosan szükség van a határidőcsúszások okozta eszkalációs mechanizmusok kialakítására is. Ezek a mechanizmusok lehetnek automatizáltak, a szervezeti hierarchiára épülőek vagy egyedileg paraméterezettek. Eszkalációt követően a folyamat folytatása csak az előre definiált adatok megadását követően lehetséges.

Feladatot kioszthatunk egyetlen felhasználó vagy egy akár felhasználói csoport számára. Csoportos feladatkiosztás esetén a feladat automatikusan a legkevésbé terhelt munkatárs felelősségi körébe kerül. Speciális szakmai kompetenciát igénylő feladatoknál a felelős személy kiválasztását előzetes kompetencia vizsgálat támogatja. A munkafolyamatok hatékonyságának optimalizálása érdekében a feladatokhoz prioritási szinteket rendelhetünk.

Minden felhasználó egyedileg, saját beállításainak megfelelően azonnali, vagy késleltetett értesítéseket kaphat e-mailben a számára kiadott feladatokról. (A rendszer által küldött értesítők egyaránt alkalmasak levelező kliensben, okostelefonon vagy táblagépen való megjelenítésre!)

• Értesítés küldése új feladat érkezéséről
• Figyelmeztetés küldése a feladat határidejének közeledtéről
• Értesítés küldése lejárt határidőről (felelősnek és felettesének egyaránt)

Távollétünk esetén a rendszerbe épített helyettesítés kezelés révén egyedileg és/vagy központilag megadhatjuk, mely munkatársunk helyettesítsen minket. A helyettesítő kolléga automatikusan örökli a helyettesített minden jogosultságát és feladatát. A helyettesítés időtartama alatt elvégzett (a helyettesítetthez tartozó) feladatok adatai között egyértelműen feltüntetésre kerül, hogy a helyettes végezte el a feladatot.

Rendszerünk lehetővé teszi a vállalatnál indított valamennyi folyamat folyamatos, valós idejű monitoringját. Az arra jogosult, vezető beosztású munkatársak szerepköreiknek megfelelően különböző riportok segítségével lekérdezhetik a hozzájuk, valamint beosztottjaikhoz tartozó folyamatok és feladatok státuszát.

• Átlagos készre jelentési idők – folyamat, feladat, részfeladat szinten
• Átlagos várakozási idők – folyamat, feladat, részfeladat szinten
• Határidő csúszások átlagos mértéke – folyamat, feladat, részfeladat szinten
• Összes az időtartamra vonatkozó feladat felhasználónként
• Összes az adott időtartamra vonatkozó feladathoz kapcsolódó késés felhasználónként
• Státusz jelentések – felhasználókra, felhasználói csoportokra

Minden a rendszerben megtalálható riport esetében lehetőség van közvetlen exportálásra, valamint nyomtatásra is.

Egyedi projektek keretében TriWorkflow megoldásunkat ügyfeleink igényeinek megfelelően akár külső folyamatmodellező (ViFlow), vagy folyamat definíciós rendszerekkel (ARIS) is összekapcsoljuk, ezáltal egy integrált vállalati folyamat menedzsment architektúrát megvalósítva.

• Folyamat-verzionálás
• Ad-hoc folyamat-indítási lehetőség
• Folyamatok összekapcsolása
• Dokumentumok és egyéb fájlok csatolása folyamatokhoz, feladatokhoz
• Összetett keresési lehetőségek
• Űrlapok kezelése
• Menedzsment dashboard